Funktionen: Dokumente erfassen

Täglich sammeln sich Briefe, Angebote, Belege und andere schriftliche Informationen aller Art an – unterschiedliche Dokumente, die fremd oder selbst erstellt wurden und wertvolle Informationen enthalten.

Der erste Schritt für die effiziente Arbeit ist die Erfassung der Dokumente.

Der Hauptanteil eingehender Dokumente liegt auch heute noch in papiergebundener Form vor.

• Sie können diese Dokumente einzeln einscannen und somit in ScanMACS als Dokument hinzufügen.
• Bei vielen Dokumenten, so wie dem täglichen Posteingang, stellt die Stapelverarbeitung von ScanMACS eine echte Erleichterung dar. Sie scannen den kompletten Posteingang, zu einem Stapel zusammengelegt, auf einen Schwung ein. Die im Bildschirm angezeigten Einzelseiten „heften“ Sie wieder bequem zu mehrseitigen digitalen Dokumenten zusammen. Das so gruppierte Dokument erscheint im allgemeinen ScanMACS-Posteingang.
  Moderne Scanner erfassen übrigens 60 bis 100 Seiten pro Minute. Dabei sind beidseitige Dokumente ebenso kein Problem wie geknickte oder gefaltete.
• Beim Erfassen von Einzeldokumenten, die direkt einer Sache zugeordnet werden können, rufen Sie in ScanMACS oder direkt aus DeskMACS die entsprechende Adresse auf und lesen das Schriftstück ein – direkt in Ihre digitale Akte.

Digitale Dokumente erfassen

Führen Sie Ihre digitalen Dateien einfach mit den anderen (gescannten) Dokumenten in ScanMACS auf einer gemeinsamen Informationsplattform zusammen.

• Mit dem ScanMACS-Druckertreiber lassen sich die Dokumente anstatt auf Papier direkt in ScanMACS „hineindrucken“. Sie sehen dann ein Abbild des Originaldokumentes.
  Das Dokument selber bleibt an dem Speicherort, von dem aus Sie es gedruckt haben, als Original liegen.
• Insbesondere für umfangreiche Dokumente wie PDF-Bücher, Excel-Tabellen empfiehlt sich die Einbindung als OLE-Objekt. Dies gilt auch für Dateien, die gar nicht „angezeigt“ werden können wie Ton- und Filmateien. Das gewählte Dokument wird hierbei in ScanMACS verlinkt. Im Ansichtsbereich finden Sie dann eine Referenz zu der Originaldatei. Beim Anklicken öffnet sich automatisch das entsprechende Programm zur Ansicht.