Funktionen: Dokumentenumlauf

Sowohl die Eingangspost in Papierform als auch beispielsweise E-Mails an die zentrale Firmenadresse können für einen oder mehrere Mitarbeiter bestimmt oder für jeden Kollegen interessant sein.

Nicht immer ist der erste Empfänger derjenige, der alle notwendigen Maßnahmen durchführen kann. In diesem Fall kann man an einen anderen Mitarbeiter (oder sich selbst) eine Arbeitsanweisung stellen, die an das Dokument „angehängt“ wird und dann in den persönlichen Aufgabenbereich des Mitarbeiters verschoben wird. Der Empfänger wird auch mit einem Meldefenster benachrichtigt.

ScanMACS hält nicht nur fest, wann ein Dokument gelesen, sondern auch, ob die zugewiesene Aufgabe innerhalb einer festgelegten Frist erledigt wurde. So steuern Sie effektiv den Dokumentenfluss und behalten stets den Überblick.

• Verteilen Sie Aufgaben an sich selbst oder andere ScanMACS-Nutzer – an ein bestimmtes Dokument gebunden oder ohne Dokumentenbezug.
• Beschreiben Sie ausführliche Anweisungen oder nutzen Sie frei definierbare QuickJobs für standardisierte Abläufe z.B. Eintragung von Wiedervorlagen
• Definieren Sie Personen, an die das Dokument nach der Bearbeitung weiter geleitet werden soll oder wer bis wann welches Feedback benötigt
• Setzen Sie Fristen zur Erledigung von Aufgaben
• Vergeben Sie Prioritäten – die Aufgaben werden dementsprechend farblich unterschiedlich dargestellt.
• Überblicken Sie den Status: Ungelesene Dokumente erscheinen in Fettdruck, bei Erledigung der Aufgabe oder Überschreitung des Erledigungsdatums werden Sie benachrichtigt