Warum Dokumenten-Management?

Die Menge der täglich zu bewältigenden Papier- und Informationsflut wächst stetig. Als betriebliche Wissensressource nehmen Dokumente einen hohen Stellenwert ein. In der Regel sind sie eng mit den täglichen Arbeitsabläufen verknüpft und dabei Träger fachlicher und steuernder Informationen.
Der sinnvollen Verwaltung sowie der Recherche fällt dabei eine immer größer werdende Bedeutung zu.

Oft genug werden sowohl papiergebundene als auch digitale Dokumente kopiert, gegebenenfalls mehrfach abgeheftet oder in verschiedenen Bereichen der Systeme gespeichert.
Es werden Aktenberge durch das Unternehmen hin und her getragen und meterweise Archive angelegt.
Das Ziel ist, irgendwie eine Struktur und Ordnung zu halten. Dennoch: Eigentlich ist man ständig auf der Suche nach den richtigen Akten oder Informationen im ganzen Betrieb. Und mit zunehmenden Informations- und Dokumentenzugang verschlechtert sich die Lage zusehend.

Fakten

• Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60% der Arbeitszeit, 20 bis 45% der Gehaltskosten, 12 bis 15% des Umsatzes
• Täglich werden 200 Millionen Seiten Papier in Ordner abgeheftet und mehr als 250 km neue Aktenordner angelegt.
• 3% aller Akten gehen verloren, im Durchschnitt kostet es 100 EUR eine verlorene Akte wieder herzustellen
• Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert
• Im Zeitablauf des Dokumentenlebenszyklus fallen allein 7% auf den Transport
• Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten frisst durchschnittlich 5-15% des Umsatzes europäischer Unternehmen auf

Quellen: Gartner Group: Document Management Choices Improve for SMB Audience, The Essential Client/Server Survival Guide, IDC: Doc
#34822 / Customer Needs and Strategies, Harald Klingelhöfer: Dokumentenmanagementsysteme, International Data Corporation (IDC)

ScanMACS – Alles in Ordnung

ScanMACS ist eine kompakte Software-Lösung zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung eingehender und selbsterstellter papiergebundener und digitaler Dokumente sowie Informationen unterschiedlichster Medien und verschiedenster Dateiformate.

WM Doku ermöglicht Ihnen die sinnvolle Zusammenstellung von Dokumenten, die schnelle Informationsrecherche und die strukturierte Bereitstellung und Verteilung für die Weiterbearbeitung.

Sie arbeiten mit WM Doku wie gewohnt mit dem entscheidenden Unterschied:

• Bisher hatten Sie verschiedene Ordner und Papiere auf dem Schreibtisch und unterschiedliche Informationsquellen zu beachten, um die Arbeit an einer Akte durchzuführen.
• Nun haben Sie eine „digitale Akte“ gefüllt mit allen angefallenen Informationen, auf die jeder Mitarbeiter jederzeit zugreifen kann.

Kosten eines Dokumenten-Managements

Für ein digitales Dokumenten-Management-System sprechen schließlich auch die nakten Zahlen:

Quelle: Studie FH Berlin/Studie IDC Marktforschungsinstitut,
Götzer - Dokumenten-Management ISBN 3-89864-258-5/VOI