Arbeiten mit VoiceMACS: Der Diktant

VoiceMACS für den Diktanten

Wie geht das mit dem Aufnehmen in der Praxis?

Entscheiden Sie selbst, an welchem Ort Sie das Diktat sprechen möchten:

  • Am Arbeitsplatz:
    Hierzu benötigen Sie ein Mikrofon, das direkt an den PC angeschlossen ist. VoiceMACS zeichnet die Signale unmittelbar auf.
  • Mit dem Notebook:
    Diktieren Sie wie an Ihrem Arbeitsplatz-PC mit einem Mikrofon direkt in das Notebook und übertragen Sie nach Ihrer Rückkehr ins Büro die Daten über das Netzwerk auf den zentralen Datenbank-Server.
  • Zu Hause:
    An Heimarbeitsplätzen, die mit VoiceMACS ausgestattet sind, diktieren Sie wie oben geschildert. Über den optionalen VoiceServer wird das hochkomprimierte Diktat per E-Mail zügig in das Büro geschickt, wo es auf dem Datenbank-Server von den Schreibkräften eingesehen und bearbeitet werden kann.
  • Unterwegs:
    Wenn Sie ein mobiles, digitales Hand-Diktiergerät benutzen, können Sie an jedem beliebigen Ort diktieren. Nach der Rückkehr übertragen Sie die Diktat-Daten vom Diktiergerät in Ihren Büro-PC, und von dort über das Netzwerk auf den zentralen Datenbank-Server

Passagen ändern

Das Verbessern von Versprechern oder das nachträgliche Einfügen von Passagen geht mit den Funktionen „Einfügen“ und „Überschreiben“ sehr leicht von der Hand.
Natürlich können Sie auch einzelne Passagen des Diktats ersatzlos löschen.

Positionsmarken

Zur Orientierung kann der Diktant oder die Schreibkraft Positionsmarken einfügen, die als eine Art „Lesezeichen“ die Orientierung im Diktat erleichtern – zum Beispiel, um wichtige Stellen oder einen neuen Absatz zu kennzeichnen.

Diktat weiterleiten

Wenn das Diktat fertig gesprochen ist, genügt ein Mausklick, und sofort wird es an eine oder mehrere zuständige Schreibkräfte weitergeleitet.

Diktateigenschaften

Zusammen mit einem Diktat werden weitere Informationen gespeichert:

  • Bezeichnung des Diktats
  • dessen Erstellungsdatum
  • der Name des Diktanten
  • die zuständige Schreibkraft
  • die Priorität des Diktates. Über sie wird der Schreibkraft mitgeteilt, wie dringend das Diktat bearbeitet werden soll. Es stehen hier neben den Stufen „niedrig“, „mittel“ und „hoch“ auch die Priorität „Frist“ (mit Datum und Uhrzeit) zur Verfügung.
  • die zugehörige Akte bzw. Adresse (bei gleichzeitigem Einsatz eines anderen Programms der Rummel AG)
  • Platz für allgemeine Bemerkungen zum Diktat

Behalten Sie den Überblick

Auch nachdem Sie als Sprecher das Diktat „aus der Hand“ gegeben haben, können Sie den aktuellen Status des Diktats verfolgen. In einem eigenen Fenster werden alle Ihre Diktate angezeigt:
Die untere Liste des Fensters zeigt diejenigen Diktate, die (noch) lokal auf Ihrem PC gespeichert sind – dazu gehört in erster Linie das Diktat, das Sie gerade bearbeiten.

Die obere Liste zeigt einen Ausschnitt aus dem Diktatpool an: Dort sind alle von Ihnen verfassten Diktate und deren Bearbeitungsstatus aufgelistet.

Je nach Wunsch können Sie die Listenanzeige verändern und sich diejenigen Diktate von Ihnen anzeigen lassen, die

  • noch ungeschrieben sind
  • sich derzeit beim Schreiben befinden oder
  • bereits fertig geschrieben sind

Diese werden in jeweils unterschiedlichen Farben dargestellt. Zudem lassen sich alle Diktate ohne Frist ausblenden.