Dokumente erfassen mit dem Dokumenten-Management-System für Kanzleien

Täglich sammeln sich Briefe, Gutachten, Fachartikel und andere schriftliche Informationen bei Anwälten, Notaren und Insolvenzverwaltern in einer Kanzlei an – unterschiedliche Dokumente, die fremd oder selbst erstellt wurden und wertvolle Informationen enthalten.

Der erste Schritt für die effiziente Arbeit mit einer Dokumenten-Management-Software ist die Erfassung der Dokumente und die Integration in die digitale Akte.

Der Hauptanteil eingehender Dokumente liegt bei Kanzleien auch heute noch in papiergebundener Form vor.

• Sie können diese Dokumente einzeln einscannen und somit in der digitalen Akte als Dokument hinzufügen.
• Bei vielen Dokumenten, so wie dem täglichen Posteingang, stellt die Stapelverarbeitung von WM Doku eine echte Erleichterung dar. Sie scannen den kompletten Posteingang, zu einem Stapel zusammengelegt, auf einen Schwung ein. Die im Bildschirm angezeigten Einzelseiten „heften“ Sie wieder bequem zu mehrseitigen digitalen Dokumenten zusammen. Das so gruppierte Dokument erscheint im allgemeinen WM-Doku-Posteingang.
  Moderne Scanner erfassen übrigens 60 bis 100 Seiten pro Minute. Dabei sind beidseitige Dokumente ebenso kein Problem wie geknickte oder gefaltete.
• Beim Erfassen von Einzeldokumenten, die direkt einer Sache zugeordnet werden können, rufen Sie in WM Doku oder direkt aus WinMACS die entsprechende Akte auf und lesen das Schriftstück ein – direkt in Ihre digitale Akte.

Führen Sie Ihre digitalen Dateien einfach mit den anderen (gescannten) Dokumenten in der elektronischen Akte auf einer gemeinsamen Informationsplattform zusammen.

• Mit dem WM-Doku-Druckertreiber lassen sich die Dokumente anstatt auf Papier direkt in die elektronische Akte „hineindrucken“. Sie sehen dann ein Abbild des Originaldokumentes.
  Das Dokument selber bleibt an dem Speicherort, von dem aus Sie es gedruckt haben, als Original liegen.
• Insbesondere für umfangreiche Dokumente wie PDF-Bücher, Excel-Tabellen empfiehlt sich die Einbindung als OLE-Objekt. Dies gilt auch für Dateien, die gar nicht „angezeigt“ werden können wie Ton- und Filmateien. Das gewählte Dokument wird hierbei in WM Doku verlinkt. Im Ansichtsbereich finden Sie dann eine Referenz zu der Originaldatei. Beim Anklicken öffnet sich automatisch das entsprechende Programm zur Ansicht.