Optimierte Dokumentenverteilung durch die digitale Akte

Postfächer im Dokumenten-Management-System WM Doku

Sowohl die Kanzleipost in Papierform als auch beispielsweise E-Mails an die zentrale Kanzlei-Adresse können für einen oder mehrere Mitarbeiter bestimmt oder für jeden Anwalt interessant sein.

Nicht immer ist der erste Empfänger derjenige, der alle notwendigen Maßnahmen durchführen kann. In diesem Fall kann man an einen anderen Anwalt, Kanzleimitarbeiter oder auch sich selbst eine Arbeitsanweisung stellen, die an das Dokument „angehängt“ wird und dann in den persönlichen Aufgabenbereich des Kanzleimitarbeiters verschoben wird. Der Empfänger wird auch mit einem Meldefenster benachrichtigt.

Die Dokumenten-Management-Software WM Doku hält nicht nur fest, wann ein Dokument gelesen, sondern auch, ob die zugewiesene Aufgabe innerhalb einer festgelegten Frist erledigt wurde. So steuern Sie effektiv den Dokumentenfluss und behalten stets den Überblick.

• Verteilen Sie Aufgaben an sich selbst oder andere WM Doku-Nutzer – an ein bestimmtes Dokument gebunden oder ohne Dokumentenbezug.
• Beschreiben Sie ausführliche Anweisungen oder nutzen Sie frei definierbare QuickJobs für standardisierte Abläufe z.B. Eintragung von Wiedervorlagen
• Definieren Sie Personen, an die das Dokument nach der Bearbeitung weiter geleitet werden soll oder wer bis wann welches Feedback benötigt
• Setzen Sie Fristen zur Erledigung von Aufgaben
• Vergeben Sie Prioritäten – die Aufgaben werden dementsprechend farblich unterschiedlich dargestellt.
• Überblicken Sie den Status: Ungelesene Dokumente erscheinen in Fettdruck, bei Erledigung der Aufgabe oder Überschreitung des Erledigungsdatums werden Sie benachrichtigt