Suchfunktionen im Dokumenten-Management-System WM Doku
Geordnetes Ablegen ist eine Sache – effektives Suchen eine ganz andere.
In der digitalen Akte der Dokumenten-Management-Software WM Doku finden Anwälte und Ihre Kanzleimitarbeiter in Sekundenschnelle nahezu jede Information auf Knopfdruck – und zwar direkt von jedem Arbeitsplatz der Kanzlei.
Suche über die Akte
Lassen Sie sich nur die Dokumente zu einer bestimmten WinMACS-Akte anzeigen. Die Liste zeigt den kompletten Dokumentenbestand zur Akte und Unterakte und kann nach Datum oder Dokumentnamen sortiert werden.
Volltextsuche mit optionaler OCR-Funktion
Die mit Abstand leistungsfähigste Suchfunktion ist die Volltextsuche. Wie häufig ist das schon vorgekommen? Sie haben lediglich noch ein Stichwort im Kopf, den Namen eines Referenten oder bekommen vom Anrufer lediglich eine Nummer.
Die Volltextsuche zeigt alle Dokumente an, in denen ein oder mehrere Suchbegriffe auftauchen. Der Suchbegriff selbst ist in jedem Ergebnisdokument farbig unterlegt. Dadurch finden Sie den Treffer schneller auf der Textseite und erkennen, ob es sich dem Kontext nach um einen gewünschten Treffer handelt.
Möglich macht dies das optionale WM-Doku-OCR-Modul (optische Texterkennung). Die als Grafik eingebundenen Dokumente werden über Nacht automatisch in Text gewandelt. Jedes identifizierte Wort wird dabei in die Datenbank eingepflegt.
Weitere Such-Methoden
Neben der Volltextsuche stehen Ihnen weitere Such-Möglichkeiten zur Verfügung:
- Suche nach dem Datum des Dokuments:
Wenn Sie wissen, wie alt das Dokument ist, suchen Sie nach dessen Datum. - Suche über die Wissensdatenbank:
In der Wissensdatenbank fassen Sie thematisch zusammengehörende Dokumente zusammen. Treffen Sie Ihre Auswahl anhand der Baumstruktur, um die passenden Dokumente angezeigt zu bekommen. - Suche über zuvor zugewiesene Oberbegriffe und Schlagworte:
Bei seiner Erfassung können jedem Dokument ein Oberbegriff und mehrere Schlagworte zugeteilt werden.
