Arbeiten mit WM Voice: Der Diktant
Wie geht das mit dem digitalen Diktat in der Praxis?
Entscheiden Sie selbst, an welchem Ort Sie das digitale Diktat sprechen möchten:
- Am Kanzlei-Arbeitsplatz:
Hierzu benötigen Sie ein Mikrofon, das direkt an den Kanzlei-PC angeschlossen ist. WM Voice zeichnet die Signale unmittelbar auf. - Mit dem Notebook:
Diktieren Sie wie an Ihrem Arbeitsplatz-PC mit einem Mikrofon direkt in das Notebook und übertragen Sie nach Ihrer Rückkehr in die Kanzlei die Daten über das Netzwerk auf den zentralen Kanzlei-Datenbank-Server. - Zu Hause:
An Heimarbeitsplätzen, die mit der Diktatsoftware WM Voice ausgestattet sind, diktieren Sie wie oben geschildert. Über den optionalen VoiceServer wird das hochkomprimierte digitale Diktat per E-Mail zügig in die Kanzlei geschickt, wo es auf dem Kanzlei-Datenbank-Server von den Schreibkräften eingesehen und bearbeitet werden kann. - Unterwegs mobil diktieren:
Wenn Sie ein mobiles, digitales Hand-Diktiergerät benutzen, können Sie an jedem beliebigen Ort mobil diktieren. Nach der Rückkehr übertragen Sie das digitale Diktat vom Diktiergerät in Ihren Kanzlei-PC, und von dort über das Netzwerk auf den zentralen Kanzlei-Datenbank-Server
Passagen im digitalen Diktat ändern
Das Verbessern von Versprechern oder das nachträgliche Einfügen von Passagen geht mit den Funktionen „Einfügen“ und „Überschreiben“ sehr leicht von der Hand.
Natürlich können Sie auch einzelne Passagen des digitalen Diktats ersatzlos löschen.
Positionsmarken im digitalen Diktat setzen
Zur Orientierung kann der Anwalt beim diktieren oder die Schreibkraft beim Abhören Positionsmarken einfügen, die als eine Art „Lesezeichen“ die Orientierung im digitalen Diktat erleichtern – zum Beispiel, um wichtige Stellen oder einen neuen Absatz zu kennzeichnen.
Digitale Diktate weiterleiten
Wenn das digitale Diktat fertig gesprochen ist, genügt ein Mausklick, und sofort wird es an eine oder mehrere zuständige Schreibkräfte der Kanzlei weitergeleitet.
Eigenschaften des digitalen Diktats
Zusammen mit einem digitalen Diktat werden weitere Informationen gespeichert:
- Bezeichnung des Diktats
- dessen Erstellungsdatum
- der Name des Diktanten
- die zuständige Schreibkraft
- die Priorität des Diktates. Über sie wird der Schreibkraft mitgeteilt, wie dringend das Diktat bearbeitet werden soll. Es stehen hier neben den Stufen „niedrig“, „mittel“ und „hoch“ auch die Priorität „Frist“ (mit Datum und Uhrzeit) zur Verfügung.
- die zugehörige Akte (bei Einsatz von WinMACS oder einem anderen Programm der Rummel AG)
- Platz für allgemeine Bemerkungen zum Diktat
Behalten Sie den Überblick zu Ihren digitlen Diktaten
Auch nachdem Sie als Sprecher das Diktat „aus der Hand“ gegeben haben, können Sie den aktuellen Status des Diktats in der Diktiersoftware verfolgen. In einem eigenen Fenster werden alle Ihre digitalen Diktate angezeigt:
Die untere Liste des Fensters zeigt diejenigen Diktate, die (noch) lokal auf Ihrem PC gespeichert sind – dazu gehört in erster Linie das Diktat, das Sie gerade bearbeiten.
Die obere Liste zeigt einen Ausschnitt aus dem digitalen Diktatpool an: Dort sind alle von Ihnen verfassten Diktate und deren Bearbeitungsstatus aufgelistet.
Je nach Wunsch können Sie die Listenanzeige verändern und sich diejenigen Diktate von Ihnen anzeigen lassen, die
- noch ungeschrieben sind
- sich derzeit beim Schreiben befinden oder
- bereits fertig geschrieben sind
Diese werden in jeweils unterschiedlichen Farben dargestellt. Zudem lassen sich alle digitalen Diktate ohne Frist ausblenden.
