WinMACS – allgemeine Bedienung

Ganz einfach: Öffnen Sie die Zinstabelle im Menü „Optionen“ > „Stammdaten“ > „EZB-Basiszins“ (oder „SRF-Zinstabelle“).
Legen Sie über die Schaltfläche Neu einen neuen Datensatz an. Geben Sie das Datum ein, ab dem der neue Zinssatz gilt und die Höhe des neuen Zinssatzes. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über OK.
Anschließend weist Sie WinMACS noch darauf hin, dass zur ordnungsgemässen Berechnung der verzinslichen Kosten das Programm neu gestartet werden muss.

Übrigens: Den aktuellen Zinssatz finden Sie im Internet unter www.bundesbank.de.

Was soll ich sichern?
Sichern Sie am Besten den kompletten OrdnerWinMACS. In Einplatzsystemen befindet er sich meist unter C:\RummelAG, in Netzwerken im Ordner RummelAG auf dem Server (an den einzelnen Workstation sind keine WinMACS-Daten zum Sichern vorhanden).

Wie soll ich sichern?
Am besten ist eine Sicherung auf Band, auf eine (oder mehrere) CD-Roms oder beschreibbare DVDs.
Wichtig ist, die Sicherungskopien außerhalb der Kanzleiräume aufzubewahren. Nur so sind Ihre Daten – Ihre Geschäftsgrundlage! – auch bei Brandschäden u.ä. ausreichend geschützt.
Die Wiederherstellung einer Sicherung erfolgt einfach durch das Rückspielen bzw. Überschreiben der vorhandenen Daten auf den selben Pfad in einer bestehenden WinMACS-Installation.

Wie oft soll ich sichern?
So oft wie möglich! Optimal wäre eine Sicherung jeden Abend. Im Fall einer Störung könnten Sie dann trotzdem noch auf die Daten mit Stand des Vortages zurückgreifen.
Der letzte Perioden- und die Jahresabschlüsse sollten jeweils separat archiviert und aufbewahrt werden.

Wie kann ich nach einem Schaden die Daten zurückspielen?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, informieren Sie die Rummel AG und handeln Sie nach deren Anweisung! Schon eine kleine Unachtsamkeit kann die Daten beeinträchtigen oder zerstören!
Normalerweise genügt eine Eins-zu-eins-Kopie vom Sicherungsmedium zurück auf den Server. Denken Sie hier unbedingt daran, nach dem Zurückkopieren von CD oder DVD den Schreibschutz über die Dateieigenschaften auszuschalten!

Ja, man kann in den Programmoptionen einstellen, ob die Jobliste nach dem Programmstart angezeigt werden soll oder nicht.
Dies regeln Sie individuell für jeden Benutzer über die Personenverwaltung:
Menü „Optionen“ > „Kanzlei“ > „Personen“ > Registerseite „Organisation“ > Kontrollkästchen nicht Jobliste öffnen.

Das geht. Öffnen Sie die zu schützende Akte und drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[P]. Sie werden dann nach einem Passwort gefragt, das Sie aus Sicherheitsgründen zwei Mal eingeben müssen.
Zukünftig kann die Akte nur noch geöffnet werden, nachdem man das korrekte Passwort eingegeben hat.
Um den Passwortschutz wieder zu entfernen, drücken Sie in der geöffneten, mit einem Passwort geschützen Akte die Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[P], lassen Sie die Eingabezeilen leer und bestätigen Sie direkt über OK.

Wenn Sie die kleinen gelben Hinweistexte neben dem Mauspfeil irgendwann stören, dann kann jeder Benutzer für sich getrennt über das Menü „Optionen“ > „Kanzlei“ > „Personen“ > Registerseite „Anzeige“ die Funktion Hilfstexte ein auch ausschalten.

Das Recht, einzelne Menüpunkte ansteuern und aufrufen zu können, kann absichtlich entzogen werden, wenn diese zur Erfüllung der Arbeiten (gemäß der kanzleiinternen Organisation) nicht erforderlich sind.
Eine Änderung der Benutzerrechte kann nur von einem Benutzer mit Superuser- oder Administrations-Rechten über die Benutzerverwaltung (RAG User) vorgenommen werden.

Nehmen Sie das UNC- bzw. Netzlaufwerk, von dem WinMACS gestartet wird, in die gesicherte Intranetumgebung auf. Eine Anleitung, wie dies erfolgt, erhalten Sie hier (PDF-Dokument).

Das Programm kann nur gestartet werden, wenn sich der Benutzer durch Eingabe eines Benutzernamens und Passworts identifiziert. Damit soll für Unberechtigte der Zugang verhindert werden.
Standardmäßig voreingestellt ist der Benutzer SYS (ohne Passwort). Damit können Sie das Programm starten. Später sollten Sie in der Benutzerverwaltung RAG User neue Benutzer mit eigenen Zugangsdaten anlegen und dem Benutzer „SYS“ ein Passwort zuweisen.

Die chm-Programmhilfedatei (zu öffnen über Menü „Hilfe“ > „Online-Hilfe“ oder Taste [F1]) zeigt zwar die Seitenstruktur an, aber im Hauptfenster erscheint nur eine Fehlermeldung („Aktion abgebrochen“). Die Programmhilfe lässt sich deshalb nicht verwenden. Dieser Fehler tritt auf, wenn

1. wenn die Hilfe-Datei aus einem freigegebenen Netzwerkordner aufgerufen werden soll,

2. und wenn das Microsoft Security Update 896358 von Ende Juni 2005 aufgespielt wurde
  (http://support.microsoft.com/?kbid=896358).

Hintergrund: HTML-Hilfedateien dürfen aus Sicherheitsgründen nur noch lokal ausgeführt werden. Es handelt sich hierbei um eine geänderte Vorgabe von Microsoft, auf die die Rummel AG keinerlei Einfluss hat.

Problembehebung:

• In WinMACS 3 muss die aktuelle Hilfedatei auf dem Server in dem Ordner liegen, in dem sich auch die Programmdatei (macs.exe) befindet.
  Öffnen Sie auf dem Arbeitsplatz das Menü „Optionen“ > „Systemdaten“ > „Arbeitplatz-spezifische Einstellungen“ und gehen dort zur Registerseite „Sonstiges“. Tragen Sie unter Hilfedatei in Verzeichnis den Ordner ein, in dem sich die WinMACS-chm-Hilfedatei auf dem Server befindet (oft N:\RummelAG\public\WinMACS\). Ein Klick auf Transfer kopiert die Hilfedatei auf den lokalen Arbeitsplatzrechner, wo sie ohne Anzeigeprobleme aufgerufen werden kann.
  Verfahren Sie so mit allen Arbeitsplatzrechnern.
  
  
• In WinMACS 1 und 2 gehen Sie stattdessen so vor:
  HTML-Hilfedateien aus Netzwerkordnern können wieder ausführbar gemacht werden über eine Änderung in der Windows-Registry. Nähere Angaben entnehmen Sie bitte der Microsoft-Knowledgebase: http://support.microsoft.com/kb/892675/DE/. Achtung: Fehlerhafte Eingaben in der Windows-Registry können schwerwiegende Fehler verursachen!
• Bitten Sie Ihren Administrator um Hilfe.
• Auf jedem betroffenen Arbeitsplatz-PC muss die Windows-Registry geändert werden. Dazu werden Administratoren-Rechte benötigt.
• Die Windows-Registry kann entweder dahingehend angepasst werden, dass nur namentlich genannte Hilfe-Dateien aus dem lokalen Netzwerk gestartet werden können. Oder Sie weisen dem gesamten lokalen Netzwerk den Status einer sicheren Zone zu.
• Für den letzteren Fall (gesamtes lokales Netzwerk wird zu sicherer Zone erklärt) laden Sie die nachstehende Datei herunter (Achtung - Verwendung nur auf eigene Gefahr, ohne irgendeine Gewährleistung oder Haftung durch die Rummel AG):
  chm-fix.zip (Größe: 4 kB).
  Starten Sie dann den jeweiligen Arbeitsplatz-PC mit Administrator-Rechten und führen Sie die entpackte Datei per Doppelklick aus. Die Hilfedateien werden auf dem so behandelten Rechner korrekt angezeigt.

Ich kann mich mit meinem Benutzerkürzel nicht mehr in WinMACS anmelden.

Sie erhalten bei dem Versuch, sich mit Ihrem Benutzerkürzel in WinMACS anzumelden, eine Fehlermeldung. Womöglich wurde die letzte Sitzung davor nicht ordnungsgemäß beendet, zum Beispiel durch einen Absturz, und WinMACS konnte nicht registrieren, dass Sie nicht mehr aktiv sind.
So gehen Sie in diesem Fall vor:

• Bitten Sie einen anderen WinMACS-Nutzer, das Menü „Optionen“ > „Aktive Nutzer“ zu öffnen. Dort sind alle noch angemeldeten (aktiven) Nutzer aufgelistet. Wenn Sie Ihr Benutzerkürzel entdecken, markieren Sie es in der ersten Zelle (überschrieben mit „Mark.“) per Mausklick, so dass dort ein „x“ erscheint. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Freigabe.
  Jetzt können Sie sich wieder ordnungsgemäß anmelden.
  
  
• Falls die erste Methode nicht greift, versuchen Sie es so:
  Alle WinMACS-Nutzer müssen das Programm kurz verlassen und schließen. Gehen Sie dann zum Server und löschen Sie dort im Ordner \winmacs\sysdaten die drei CONNINFO-Dateien mit den Endungen .DAT, .DIA und .IX. (Falls dies nicht funktioniert, starten Sie den Server neu und löschen Sie dann diese Dateien. Dazu können Sie auch im Server das „Start“-Menü aufrufen > „Einstellungen“ > „Systemsteuerung“ > „Verwaltung“ > „Computerverwaltung“ > „freigegebene Ordner“ > „geöffnete Dateien“, und die Dateien dort löschen.)

Sie haben eine bestimmte Anzahl von Lizenzen für WinMACS erworben. Unabhängig davon, an wie vielen Arbeitsplätzen bei Ihnen WinMACS installiert ist, können sich gleichzeitig nur so viele Benutzer in WinMACS anmelden, so viele Lizenzen Sie erworben haben.
Bei Bedarf können Sie weitere Lizenzen bei der Rummel AG erwerben.

Wenn Sie WinMACS im Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen nutzen und dort der Zugriff auf den Tilgungsplan (wm32.exe) verhindert wird, dann muss der Server, auf dem WinMACS läuft, explizit dem lokalen Intranet zugewiesen werden.
So gehen Sie dazu vor:

• Starten Sie den „Internet-Explorer“ und öffnen Sie dort im Menü „Extras“ > „Internetoptionen“ die Registerseite „Sicherheit“. Markieren dort „Lokales Intranet“.
• Klicken Sie auf den Button Sites und anschließend auf Erweitert.
• In die Eingabezeile Diese Website zur Zone hinzufügen geben Sie den Namen des Servers an, auf dem WinMACS installiert ist, beginnend mit zwei umgekehrten Schrägstrichen, also z.B. \\Servername. Bestäten Sie mit Hinzufügen und Schließen.
• Anschließend müssen Sie den Rechner unter Umständen neu starten.

Es handelt sich hierbei um ein Problem der Betriebssysteme Windows 95, Windows 98 oder Windows Me.
Diese Windows-Versionen wurden eigentlich nicht für den professionellen Einsatz, sondern für den Heimgebrauch entwickelt. Bei den Windows-Versionen NT 4.0, 2000 und XP Professional, die explizit für den professionellen Einsatz konzipiert wurden, tritt dieses Problem nicht auf.
Die leider einzige wirksame Maßnahme ist die Umstellung der PCs auf eines der vorgenannten professionellen Betriebssysteme – die Aufrüstung der Hardware, z.B. mehr Arbeitsspeicher, wäre wirkungslos.

Fehlt beim Ausdruck einer Liste der rechte Rand, verkleinern Sie unter dem Menü „Optionen“ > „Systemdaten“ > „globale Einstellungen“ > Registerseite „Parameter“ die Angabe für den linken Seitenrand des Listendrucks.

Die Ansicht im Terminkalender wird standardmäßig alle 10 Sekunden aktualisiert. Dies benötigt zwar nur geringe Ressourcen im Netzwerk, kann aber in Einzelfällen Störungen verursachen. Schalten Sie in diesem Fall die automatische Aktualisierung aus:
Menü „Optionen“ > „Kanzlei“ > „Personen“, laden Sie hier den betreffenden Nutzer, gehen Sie auf die Registerseite „Anzeige“ und entfernen Sie das Häkchen vor Kalender mit dynam. Memo.

Wenn Sie die o.g. Fehlermeldung erhalten, müssen Sie das entsprechende Konto entsperren: Gehen Sie über das Menü „Optionen“ > „Buchhaltung“ > „Kontenrahmen“ und entsperren Sie dort alle Konten mit einem Klicke auf Konten entriegeln.

Weist die Saldenliste nach der Erfassung der Buchungen einen roten Differenzbetrag auf, führen Sie als erstes den Reorganisationslauf durch (im Menü „Buchhaltung“ > „Dienstprogramme“ > „Reorganisation“ > Start).
In den meisten Fällen ist der Fehler durch diese Maßnahme schon bereinigt.
Der nächste Schritt ist das Eingrenzen der Datensätze in den Feldern „von“ und „bis“. Auf diese Weise reduzieren Sie die Suche nach der fehlerhaften Buchung auf einige wenige Datensätze, bei deren Überprüfung der Buchungsfehler sicherlich erkenntlich wird.

Öffnen Sie das Buchungsjournal (Menü „Buchhaltung“ > „Auswertungen“ > „Gesamtjournal“). Markieren Sie dort die fehlerhafte Buchung und betätigen Sie die Schaltfläche Storno, die ohne weitere Eingaben eine Umkehrbuchung der fehlerhaften Buchung erstellt.
Für Umbuchungen sind zwei Stornobuchungen erforderlich.
Die Schaltfläche Storno ist nur aktiv, wenn kein Buchungsfenster geöffnet ist.

Es ist möglich, einem Steuerprüfer in WinMacs einen eigenen Zugang einzurichten. Das Besondere ist, dass ein derartiger Zugang nur Einblick auf Teile der Buchhaltung gewährt, nämlich Buchungen, Auswertungen und Abschlüsse. Alles andere (wie Akten, Adressen usw.) kann er nicht einsehen, geschweige denn verändern.
So richten Sie einen Steuerprüfer-Zugang ein (nur möglich durch den Administrator):
Menü „Optionen“ > „Kanzlei“ > „Benutzer“. Legen Sie ein neues Benutzerkürzel an, wählen Sie dann die Registerkarte „Rechte“ und dort die Unter-Registerkarte „Zugang“ (am unteren Rand). Markieren Sie per Mausklick das Kontollkästchen „Steuerprüfer“ (im oberen Bereich) – fertig!

Haben Sie es schon mal mit dem Handbuch versucht? Verwenden Sie dort auch den Index am Ende, um nach einem Stichwort zu suchen. Die aktuellste Version des Handbuchs erhalten Sie übrigens auf der Download-Seite.
Oder Sie besuchen unser Forum, Menü „WinMACS“.