Artikel: Effektive Mandatsbearbeitung durch innovatives Informationsmanagement

Erschienen im Mitgliederbrief des Bay. Anwaltsverband (September 2010),                                                  von Nils Wegner, Marketingmanager der Rummel AG

Dokumentenmanagement-Software und Internetportale bieten Mehrwerte für Kanzleien

So anspruchsvoll und komplex die Anwaltstätigkeit auch ist, erlauben sie uns hier eine einfache Betrachtung, um die Thematik deutlich zu machen: der Anwalt arbeitet mit Informationen! Im Laufe eines Mandates wird der Anwalt mit einer Vielzahl unterschiedlicher Informationen und Informationsträgern konfrontiert. Ihm und seinen Mitarbeitern obliegt es, die Informationen zu sammeln und sinnvoll zu verwalten, zu sichten und zu bearbeiten, zu ordnen und zu verknüpfen. Diese und daraus resultierende Informationen wird der Anwalt während des aktiven Mandates in unterschiedlicher Form und auf verschiedenen Wegen wieder verteilen und weiter geben.

Die erste Herausforderung liegt in der wachsenden Informationsmenge unterschiedlichen Ursprungs, die der Anwalt zu berücksichtigen hat, um zeitnah fundierte Entscheidungen zu treffen: Mandantenbriefe per Post oder Fax, Akten der Staatsanwaltschaft, Beweisurkunden, eigene Schriftsätze, Versicherungsunterlagen in digitaler Form, E-Mails des Gutachters und vieles mehr. Optimalerweise sollten alle Informationen und Dokumente weitgehend ohne Medienbruch aufbewahrt werden können und jedem relevanten Mitarbeiter und Beteiligten jederzeit und überall zur Bearbeitung oder Einsicht zur Verfügung stehen.

Die zweite Herausforderung liegt in der Vielzahl der Beteiligten, die im Umgang mit Informationen und deren Trägern unterschiedliche Anforderungen an die Kanzleien stellen. Mandanten erwarten stets zügige Sachstandsauskünfte. Versiche­rungen fordern zunehmend automatisierte Abläufe und einen Datenaustausch auf elektronischem Weg. Die Gerichte wünschten, am Verhandlungstag halbe Aktenschränke präsent zu haben und hinzu kommt eine Reihe weiterer Beteiligter wie Gutachter, Ärzte etc., deren Daten und Dokumente effektiv verwaltet werden müssen. Nicht zuletzt hat der Anwalt selbst trotz aller Komplexität rentabler Mandate als Ziel.

Dem Einsatz moderner Technologien wie Kanzleisoftware, Dokumenten-Management-Lösungen sowie Kommunikationsportalen über das Internet kommt bei der Erfüllung solcher Anforderungen eine hohe Bedeutung zu. Während ersteres bereits weit verbreitet ist, so führen die beiden anderen in vielen Kanzleien noch ein Schattendasein. Zu Recht? Zugegeben, solche Technologien sind kein Allheilmittel und bis zum reibungslosen und effektiven Einsatz vergeht Zeit und es müssen einige Hürden genommen werden. Bei konsequentem Einsatz jedoch bergen sie ein hohes Potential, Arbeitsabläufe rund um das Informations-/ Dokumenten- und Kommunikationsmanagement zu optimieren, Mandatsabwicklungen zu beschleunigen und darüber hinaus Kosten zu sparen.

Die wichtigste Voraussetzung zur Nutzung dieser und weiterer Vorteile ist eine nahtlose Integration von allen drei Bereichen.

Wünsche gehen bekanntermaßen manchmal auch in Erfüllung. In Anlehnung an den, vom Präsidenten des BAV, Herrn RA Mertl, verfassten Artikel „Wunschzettel an die Anwalts-Software“ im BAV Mitgliederbrief 04.10 kann die Rummel AG mit WM Doku tatsächlich ein in die Anwalts-Software WinMACS vollintegriertes Dokumenten-Management-System bieten. Papiergebundene sowie digitale Dokumente und Informationen werden im direkten Zusammenhang mit der (WinMCS-) Akte erfasst, verwaltet, bearbeitet und gegebenenfalls strukturiert verteilt. Von Papierakten gewohnte Arbeitsweisen wie Textmarker und Haftnotizen ermöglichen eine komfortable Inhaltsbearbeitung. Gleichzeitig dienen diese Anmerkungen, in Listen zusammengefasst, als Sprungmarken zu den jeweiligen Passagen der Dokumente und ermöglichen somit ein einfaches Zurechtfinden und schnelles Aufrufen der relevanten Informationen innerhalb umfassender Dokumente. Eine leistungsstarke Texterkennung ermöglicht eine sekundenschnelle aktenbezogene oder -übergreifende Volltextsuche auch ohne komplizierte Verschlagwortung sowie die einfache Übernahme von Fremdtexten in neue Dokumente. Durch die Nutzung weiterer Funktionen wie Unterakten und Baumstrukturen eröffnen sich zusätzliche Zuordnungsmöglichkeiten der Dokumente und Informationen – sowohl in WM Doku als auch in WinMACS. Der Workflow rund um das Dokument wird unterstützt durch Funktionen wie den Aufgabenanhang, Weiterleitung, direkten E-Mail-Versand und mehr. Insofern kann WM Doku die meisten von Herrn RA Mertl geäußerten Wünsche zur digitalen Akte und zum Dokumenten-Management bereits jetzt erfüllen. Auch Anwälte, die mit dem Laptop zu Gericht gehen, sind in unserem Kundenstamm zu finden.

Der zweiten Herausforderung trägt die Rummel AG mit der Neuentwicklung von WM Web, der Schnittstelle zu den e.Consult-Produkten wie Schadenmanager und WebAkte, Rechnung. Diese Internetportale sind speziell für die Anforderungen von Anwälten entwickelt worden und dienen dem zeitsparenden, kostengünstigen und sicheren Informations- und Dokumentenaustausch mit Versicherungen, Mandanten und anderen Mandatsbeteiligten. So dient der Schadenmanager der Kommunikation mit Rechtschutz- und KFZ-Versicherungen und unterstützt die effiziente Schadensregulierung durch Deckungsanfragen per Mausklick, papierlose und schnelle Korrespondenz, den GDV-Schaden-Service und vieles mehr. Das Portal WebAkte hingegen bietet die papierlose und sichere Kommunikation mit Mandanten und Drittbeteiligten und praktisch eine 24 Stunden-Sachstandsauskunft.

Die jeweiligen Funktionalitäten der Internetportale werden mit dem Zusatzmodul WM Web in die Kanzleisoftware WinMACS integriert. Dieses Vorgehen unterstützt den Gedanken der zentralen Verwaltung, da alle Informationen und Dokumente, die über diese Portale ausgetauscht werden direkt und nachvollziehbar zur Akte abgelegt werden können – wahlweise auch im Dokumenten-Management-System WM Doku. Darüber hinaus ist es nicht notwendig ein weiteres „Programm“ zu erlernen. Die Kanzleimitarbeiter nutzen die Dienste in ihrer gewohnten Softwareoberfläche. „WinMACS unterstützt auf komfortable Art und Weise die Funktionalitäten der WebAkte. Die Integration in die Arbeits­abläufe ist gut und praxisgerecht gelöst. Die in WinMACS implementierte Schnitt­stelle ist für unsere Haus eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen und effizienten Einsatz der WebAkte“ so Rechtsanwalt und Notar Dr. Thomas Hilb aus Limburg.

Sicherlich, die hier beschriebenen Technologien stellen lediglich einen Teil der modernen Möglichkeiten dar, die eine effektive Mandatsbearbeitung unterstützen. Sie bergen jedoch die Chance, herkömmliche Arbeitsabläufe neu zu organisieren und bilden somit die Basis die, Kanzleiorganisation und –koordination sukzessive und nachhaltig zu optimieren – Mehrwerte, die sich letzten Endes positiv sowohl auf das Image der Kanzlei nach innen und nach außen, als auch auf die Finanzen auswirken.