Mit dem Dokumentenmanagement-System ScanMACS wird der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments dargestellt – von der Entstehung über die Verteilung und Archivierung bis zur Entsorgung.

Die folgenden Funktionen besitzt ScanMACS:

Dokumente erfassen

  • Papierdokumente einscannen: als Einzelblatt oder per Stapelverarbeitung
  • digitale Dokumente, wie E-Mails, über den Druckertreiber direkt in ScanMACS einfügen
  • Dateien wie PDF im Originalformat als Dokument einfügen

Dokumente bearbeiten

  • Anzeigen mit Zoom-Funktion, Drehen möglich farbige
  • „Haftnotiz-Zettel“ anbringen, ohne das „Original“ zu verändern
  • Markierungen („Textmarker“), auf Wunsch auch ausdruckbar
  • Anmerkungen zum gesamten Dokument anlegen
  •  „Stempel“ auf Dokument aufbringen und entfernen
  • Seiten eines Dokuments nachträglich einfügen oder löschen
  • Ausdrucken und Kopieren der Dokumente
  • Dokumente exportieren: als Grafikdatei (z.B. tif, gif, jpg) oder als Textdatei
  • Dokumente direkt per E-Mail verschicken (mit anschließender Import-Möglichkeit für Empfänger mit ScanMACS) 
  • Umwandlung von gescannten Dokumenten in Text (optionales OCR-Modul), z.B. zur Übernahme in Textverarbeitung 
  • Nachbearbeitungen möglich wie Seiten drehen, schiefe Seiten geraderücken, schwarzen Rand entfernen
  • Passwortschutz für einzelne Dokumente oder ganze Zweige der Wissensdatenbank (z.B. für Buchhaltung, Personalsachen)
  • nahtlose Integration in DeskMACS („digitale Akte“: einheitliche Verwaltung aller Dokumente aus einer Akte im PC)

Dokumente verteilen 

  • Verwaltung eingehender Dokumente mit allgemeinem Posteingangs-Korb und individuellen Posteingangs-Körben für jeden Nutzer (jeweils mit Weiterleitungsfunktion)
  • Aufgaben an Dokumente anhängen und mit Prioritäten und Datum an Nutzer weiterleiten, mit automatischer Vorlage und Rückmeldung der (Nicht-) Erledigung
  • Kurznachricht in Echtzeit an andere Nutzer schicken

Dokumentrecherche

  • einfaches Finden über Dokumentname, Datum, zugeordnete Akte oder Unterakte, Oberbegriff oder Schlagwort 
  • Wissensdatenbank: zusätzliche Katalogisierung der Dokumente in thematischer, frei definierbarer Baumstruktur
  • echte Volltextsuche über alle Dokumente (optionales OCR-Modul)

Dokumente ablegen

  • ältere Dokumente in Archive auslagern
  • Dokumente mit Verfallsdatum automatisiert löschen