Täglich sammeln sich schriftliche Informationen aller Art an, welche wertvolle Informationen enthalten. Der erste Schritt für effiziente Arbeit ist die Erfassung der Dokumente.

Papier-Dokumente erfassen mit dem Dokumentenmanagement-System ScanMACS

Der Hauptanteil eingehender Dokumente liegt auch heute noch in papiergebundener Form vor.

  • Dokumente können einzeln eingescannt und in ScanMACS hinzugefügt werden. 
  • Oft stellt die Stapelverarbeitung von ScanMACS eine echte Erleichterung dar. Sie scannen z. B. den kompletten Posteingang, zu einem Stapel zusammengelegt, ein. Die im Bildschirm angezeigten Einzelseiten „heften“ Sie wieder zu mehrseitigen digitalen Dokumenten zusammen. Das so gruppierte Dokument erscheint im allgemeinen ScanMACS-Posteingang.
    Moderne Scanner erfassen übrigens 60 bis 100 Seiten pro Minute. Dabei sind beidseitige Dokumente ebenso kein Problem wie geknickte oder gefaltete.
  • Beim Erfassen von Einzeldokumenten, die direkt einer Sache zugeordnet werden können, rufen Sie in ScanMACS oder direkt aus DeskMACS die entsprechende Adresse auf und lesen das Schriftstück ein – direkt in Ihre digitale Akte.

Digitale Dokumente erfassen

Führen Sie Ihre digitalen Dateien mit den anderen (gescannten) Dokumenten in ScanMACS auf einer gemeinsamen Informationsplattform zusammen.

  • Mit dem ScanMACS-Druckertreiber lassen sich die Dokumente direkt in ScanMACS „hineindrucken“. Sie sehen dann ein Abbild des Originaldokumentes. Das Dokument selber bleibt an dem Speicherort, von dem aus Sie es gedruckt haben, als Original liegen.
  • Insbesondere für umfangreiche Dokumente wie PDF-Bücher, Excel-Tabellen empfiehlt sich die Einbindung als OLE-Objekt. Dies gilt auch für Dateien, die gar nicht „angezeigt“ werden können wie Ton- und Filmateien. Das gewählte Dokument wird hierbei in ScanMACS verlinkt. Im Ansichtsbereich finden Sie dann eine Referenz zu der Originaldatei. Beim Anklicken öffnet sich dieese automatisch zur Ansicht.

Identität des Dokuments

Die nachvollziehbare und einheitliche Indexierung ist wesentlich für die effektive Verwaltung Ihrer Dokumente und die spätere Suche. Den im allgemeinen Posteingang liegenden Eingangspost-Dokumenten werden in einem separaten Fenster die jeweiligen Eigenschaften zugeordnet:

Obligatorisch:

  • Name des Dokuments
  • Anlagedatum
  • ggf. Zuordnung zur DeskMACS-Adresse

Optional:

  • Eingliederung in die ScanMACS-Unteraktenstruktur
  • Aufbewahrungsort des Originaldokumentes
  • Aktivierung eines Archivierungs- oder Löschdatums
  • Für eine exakte Klassifizierung, die eine spätere Suche erheblich erleichtert, können Sie Oberbegriffe und Schlagworte vergeben.