Posteingang Dokumentenmanagement-System

Die Eingangspost in Papierform als auch beispielsweise E-Mails an die zentrale Firmenadresse können für einen oder mehrere Mitarbeiter bestimmt oder für jeden Kollegen interessant sein.

Nach der Erfassung mittels Stapelverarbeitung und der Indizierung oder Zuordnung zu einer DeskMACS-Adresse, stehen die Dokumente im allgemeinen Posteingang von ScanMACS zur Verfügung.

Von dort können sie in den persönlichen Posteingang des zuständigen Mitarbeiters verschoben werden. Der Empfänger kann das neue Dokument lesen (noch ungelesene Dokumente sind fett hervor gehoben), weiter bearbeiten oder ablegen (als bearbeitet kennzeichnen).

Aufgaben

Nicht immer ist der erste Empfänger derjenige, der alle notwendigen Maßnahmen durchführen kann. In diesem Fall kann man an einen anderen Mitarbeiter (oder sich selbst) eine Arbeitsanweisung stellen, die an das Dokument „angehängt“ wird und dann in den persönlichen Aufgabenbereich des Mitarbeiters verschoben wird. Der Empfänger wird auch mit einem Meldefenster benachrichtigt.

ScanMACS hält nicht nur fest, wann ein Dokument gelesen, sondern auch, ob die zugewiesene Aufgabe innerhalb einer festgelegten Frist erledigt wurde. So steuern Sie effektiv den Dokumentenfluss und behalten stets den Überblick.

  • Verteilen Sie Aufgaben an sich selbst und andere ScanMACS-Nutzer – an ein bestimmtes Dokument gebunden oder ohne Dokumentenbezug.
  • Beschreiben Sie ausführliche Anweisungen oder nutzen Sie frei definierbare QuickJobs für standardisierte Abläufe z.B. Eintragung von Wiedervorlagen
  • Definieren Sie Personen, an die das Dokument nach der Bearbeitung weiter geleitet werden soll oder, wer bis wann welches Feedback benötigt
  • Setzen Sie Fristen zur Erledigung von Aufgaben
  • Vergeben Sie Prioritäten – die Aufgaben werden dementsprechend farblich unterschiedlich dargestellt.
  • Überblicken Sie den Status: ungelesene Dokumente erscheinen in Fettdruck, bei Erledigung der Aufgabe oder Überschreitung des Erledigungsdatums werden Sie benachrichtigt

Dokumentversand

In ScanMACS gescannte oder „gedruckte“ Dokumente versenden Sie per E-Mail oder Fax ohne Umweg (sofern Sie eine E-Mail- oder Fax-Software auf Ihrem Rechner einsetzen).

  • freie Eingabe der E-Mail-Adresse oder Übernahme z.B. aus DeskMACS
  • direkte Betreff-Eingabe
  • direkte Eingabe des Begleittextes
  • automatische Umwandlung des Dokumentes in ein PDF
  • Übernahme aller Haftnotizen und Markierungen