Geordnetes Ablegen ist eine Sache – effektives Suchen eine andere.

Mit dem Dokumentenmanagement-System ScanMACS finden Sie in jedem Fall in Sekundenschnelle nahezu jede Information auf Knopfdruck – und zwar direkt von Ihrem Arbeitsplatz.

Volltextsuche mit optionaler OCR-Funktion

Die leistungsfähigste Suchfunktion ist die Volltextsuche. Wie häufig ist das schon vorgekommen? Sie haben lediglich noch ein Stichwort im Kopf, den Namen eines Beteiligten oder bekommen vom Anrufer lediglich eine Nummer.

Die Volltextsuche zeigt alle Dokumente an, in denen ein oder mehrere Suchbegriffe auftauchen. Der Suchbegriff selbst ist in jedem Ergebnisdokument farbig unterlegt. Dadurch finden Sie den Treffer schneller auf der Textseite und erkennen, ob es sich dem Kontext nach um einen gewünschten Treffer handelt.

Möglich macht dies das optionale ScanMACS-OCR-Modul (optische Texterkennung). Die als Grafik eingebundenen Dokumente werden über Nacht automatisch in Text gewandelt. Jedes identifizierte Wort wird dabei in die Datenbank eingepflegt.

Weitere Such-Methoden

Neben der Volltextsuche stehen Ihnen noch weitere Such-Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Suche nach dem Datum des Dokuments:
    wenn Sie wissen, wie alt das Dokument ist, suchen Sie nach dessen Datum.
  • Suche über die Wissensdatenbank:
    in der Wissensdatenbank erfassen Sie thematisch zusammengehörende Dokumente zusammen. Treffen Sie Ihre Auswahl anhand der Baumstruktur, um die passenden Dokumente angezeigt zu bekommen.
  • Suche über zuvor zugewiesene Oberbegriffe und Schlagworte:
    bei seiner Erfassung können jedem Dokument ein Oberbegriff und mehrere Schlagworte zugeteilt werden.