Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems WM Doku:

Dokumente erfassen

  • Papierdokumente einscannen: als Einzelblatt oder per Stapelverarbeitung
  • automatische Dokumenten-Separation durch vorab eingelegte Trennseiten
  • digitale Schreiben und deren Anlagen, wie beA-Nachrichten oder E-Mails, über den Druckertreiber direkt in WM Doku einfügen
  • Dateien, wie PDF, im Originalformat als Dokument einfügen

Dokumente bearbeiten

    • nahtlose Integration in WinMACS („digitale Akte“: einheitliche Verwaltung aller Dokumente)
    • Anzeigen mit Zoom-Funktion, Drehen möglich
    • farbige „Haftnotiz-Zettel“ anbringen, ohne das „Original“ zu verändern - diese dienen auch als Sprungmarken
    • Markierungen („Textmarker“), auf Wunsch auch ausdruckbar
    • Anmerkungen zum gesamten Dokument anlegen
    • „Stempel“ auf Dokument aufbringen und entfernen
    • Einzelne Textabschnitte schwärzen
    • Seiten eines Dokuments nachträglich einfügen oder löschen
    • Ausdrucken und Kopieren der Dokumente
    • Dokumente exportieren: als Grafikdatei (z. B. tif, gif, jpg) oder als Textdatei
    • Dokumente auf beliebigen digitalen Weg exportieren
    • Umwandlung von gescannten Dokumenten in Text z. B. zur Übernahme in neue Dokumente
    • Nachbearbeitungen möglich, wie Seiten drehen, schiefe Seiten geraderücken, schwarzen Rand entfernen
    • Passwortschutz für einzelne Dokumente oder ganze Zweige der Wissensdatenbank (z. B. für Buchhaltung, Personalsachen)

    Dokumente verteilen

      • Dokumentenverteilung mit allgemeinem Posteingangs-Korb und individuellen Posteingangs-Körben für jeden Nutzer (jeweils mit Weiterleitungsfunktion)
      • Aufgaben an Dokumente anhängen und mit Prioritäten und Datum an Nutzer weiterleiten, mit automatischer Vorlage und Rückmeldung der (Nicht-) Erledigung
      • Kurznachricht in Echtzeit an andere Nutzer schicken
      • Vergabe unterschiedlicher Benutzerrechte
      • Zugriffsrechte für einzelne Posteingangs-Körbe vergeben

      Dokumentrecherche

        • einfaches Finden über Dokumentname, Datum, zugeordnete Akte oder Unterakte, Oberbegriff oder Schlagwort
        • WM Doku-Explorer: zusätzliche Katalogisierung der Dokumente in thematischer, frei definierbarer Baumstruktur
        • echte Volltextsuche über alle Dokumente

        Dokumente ablegen

        • Archivierungssteuerung
        • Übersichtliche Ablage durch farbliche Unterscheidung verschiedener Dokument-Arten in der Dokumentenübersicht einer Akte

        Schnittstellen

          • WinMACS
          • InsoMACS
          • beA
          • MS Outlook
          • EGVP
          • drebis
          • WebAkte

          und vieles mehr!