Papierdokumente scannen und in die digitale Akte integrieren

  • Sie können Dokumente einzeln einscannen und somit in der digitalen Akte als Dokument hinzufügen.
  • Die Stapelverarbeitung von WM Doku stellt eine echte Erleichterung dar. Sie scannen den kompletten Posteingang, zu einem Stapel zusammengelegt, auf einmal ein. Die im Bildschirm angezeigten Einzelseiten „heften“ Sie wieder bequem zu mehrseitigen digitalen Dokumenten zusammen. Das so gruppierte Dokument erscheint im allgemeinen WM-Doku-Posteingang.
  • Beim Erfassen von Einzeldokumenten rufen Sie in WM Doku oder direkt aus WinMACS die entsprechende Akte auf und lesen das Schriftstück ein – direkt in Ihre digitale Akte.

Digitale Dokumente mit dem Dokumenten-Management-System für Kanzleien erfassen

  • Mit dem WM-Doku-Druckertreiber lassen sich die Dokumente direkt in die elektronische Akte „hineindrucken“. Sie sehen dann ein Abbild des Originaldokumentes. Das Originaldokument selber bleibt an dem Speicherort, von dem aus Sie es gedruckt haben, liegen.
  • Für umfangreiche Dokumente wie PDF-Bücher, Excel-Tabellen empfiehlt sich die Einbindung als OLE-Objekt. Dies gilt auch für Dateien, die gar nicht „angezeigt“ werden können wie Ton- und Filmdateien. Das gewählte Dokument wird hierbei in WM Doku verlinkt. Im Ansichtsbereich finden Sie dann eine Referenz zu der Originaldatei. Beim Anklicken öffnet sich automatisch das entsprechende Programm zur Ansicht.

Identität des Dokuments

Die im allgemeinen Posteingang liegenden Eingangspost-Dokumente werden in einem separaten Fenster den jeweiligen Eigenschaften zugeordnet:

Obligatorisch:

  • Name des Dokumentes
  • Anlagedatum
  • Zuordnung zu der WinMACS-Akte

Optional:

  • Eingliederung in die WM-Doku-Unteraktenstruktur
  • Aufbewahrungsort des Originaldokumentes
  • Aktivierung eines Archivierungs- oder Löschdatums
  • Für eine exakte Klassifizierung, die eine spätere Suche erheblich erleichtert, können Sie Oberbegriffe und Schlagworte vergeben.