Postfächer im Dokumentenmanagement-System WM Doku - optimierte Dokumentenverteilung

Nach der Erfassung mittels Stapelverarbeitung, nach der Indizierung oder Zuordnung zu einer WinMACS-Akte, stehen die digitalen Dokumente im allgemeinen Posteingang der digitalen Akte zur Verfügung.

Von dort können sie in den persönlichen Posteingang des zuständigen Anwalts oder Mitarbeiters verschoben werden. Der Empfänger hat sofort die komplette digitale Akte parat und kann das neue Dokument lesen (noch ungelesene Dokumente sind fett hervor gehoben), weiter bearbeiten oder ablegen (als bearbeitet kennzeichnen).

Aufgaben über die digitale Akte vergeben

  • Verteilen Sie Aufgaben an sich selbst oder andere WM Doku-Nutzer – an ein bestimmtes Dokument gebunden oder ohne Dokumentenbezug.
  • Beschreiben Sie ausführliche Anweisungen oder nutzen Sie frei definierbare QuickJobs für standardisierte Abläufe z.B. Eintragung von Wiedervorlagen
  • Definieren Sie Personen, an die das Dokument nach der Bearbeitung weiter geleitet werden soll oder wer bis wann welches Feedback benötigt
  • Setzen Sie Fristen zur Erledigung von Aufgaben
  • Vergeben Sie Prioritäten – die Aufgaben werden dementsprechend farblich unterschiedlich dargestellt.
  • Überblicken Sie den Status: ungelesene Dokumente erscheinen in Fettdruck, bei Erledigung der Aufgabe oder Überschreitung des Erledigungsdatums werden Sie benachrichtigt

Schneller Dokumentenversand aus der digitalen Akte heraus

In der elektronischen Akte gescannte oder „gedruckte“ Dokumente versenden Sie direkt per E-Mail oder Fax (sofern Sie eine E-Mail- oder Fax-Software auf Ihrem Rechner einsetzen).

  • freie Eingabe der E-Mail-Adresse oder Übernahme aus WinMACS
  • direkte Betreff-Eingabe
  • direkte Eingabe des Begleittextes
  • automatische Umwandlung des Dokumentes in ein PDF
  • Übernahme aller Haftnotizen und Markierungen