Eventorganisation - Alles im Blick

Mit WM Project haben Sie alle zeitlichen und organisatorischen Abläufe Ihres Events im Blick. Termin und Dauer Ihrer Veranstaltung werden genauso erfasst, wie eine Vorlauf- sowie eine Nachbearbeitungszeit. Angaben wie Ort, verantwortlicher Mitarbeiter, Anmeldefristen und eine Inhaltsbeschreibung sorgen dafür, dass sich jeder Mitarbeiter einen schnellen Überblick zu den Eckdaten eines Events verschaffen kann. WM Project nimmt Ihnen viele sich immer wiederholende Arbeitsschritte ab und gewährleistet vor allem eine vollständige und erfolgreiche Planung all Ihrer Kanzlei-Events.

Mitwirkende übersichtlich erfassen

Mitwirkende Personen, ob nun eigene Mitarbeiter der Kanzlei als auch externe an der Veranstaltung beteiligte Firmen oder Personen, werden erfasst und übersichtlich aufgelistet.

 

Zu jedem Mitwirkenden können exakte Angaben hinterlegt werden. Z. B. Funktion, Teilnahmestatus oder ob Übernachtungsmöglichkeiten organisiert werden müssen. Alle Angaben sind in der Listenansicht schnell zu überblicken.

Teilnehmer strukturiert organisieren

Der Verwaltung der Teilnehmer an Seminaren oder Festivitäten kommt wohl die größte Bedeutung bei der Organisation Ihres Kanzlei-Events zu und verursacht den meisten Aufwand. WM Project unterstützt Sie dabei umfassend.

Über den WinMACS Reportgenerator ausgewertete Adressgruppen können direkt an WM Project übergeben werden. So müssen nicht alle Teilnehmer von Hand eingetragen werden, was viel Zeit einspart.

Erfassen Sie Detailinformationen aller Teilnehmer: 

  • Name des Teilnehmers inkl. Kontaktdaten
  • Legen Sie ggf. zu zahlende Gebühren fest
  • Definition der Status der Teilnehmer:

    • Personenanzahl
    • Status (eingeladen, zugesagt, abgesagt)
    • Überblick zu Zahlungseingängen von Gebühren
    • Info zu Übernachtungsmöglichkeiten (zu organisieren, nicht erforderlich, organisiert etc.)

  • u. v. m.

In der Gesamtübersicht sehen Sie den kumulierten Stand aller Teilnehmer beispielsweise Zu- und Absagen oder ob Teilnehmer schon bezahlt haben oder nicht.

Anschreiben und Serienbriefe

Auch das Erstellen von Schriftstücken wie beispielsweise Einladungen können per Knopfdruck für alle dem Projekt zugewiesenen Teilnehmer automatisch generiert werden. Dabei werden die Funktionen und Textvorlagen von WinMACS genutzt. Somit können auch personalisierte Serienbriefe im Handumdrehen erstellt werden.

Exportieren Sie alle Teilnehmer als Excelliste - so können Sie auch personalisierte Serien- E-Mails mit Word, Excel und Outlook versenden.

Aufgaben zu einem Event verteilen und verwalten

Aufgaben mit Bezug zu einem Projekt können direkt aus WM Project an beliebige WinMACS-User vergeben werden. Diese stehen in gewohnter Art und Weise in WinMACS zur Verfügung – nur eben mit Bezug zum Projekt. Alle Aufgaben zu einem Event und deren Fortschritt sind in WM Project übersichtlich aufgelistet.

Aufgabengruppen vordefinieren und in Projekte importieren

Bei der Organisation von Events müssen häufi g die gleichen Aufgaben durchgeführt werden (z. B. Einladungen versenden oder Hotelbuchungen vornehmen). Mit WM Project können Sie Aufgabengruppen sprich Aufgabenlisten für verschiedene Eventarten vordefi nieren. Diese Vorlagen können dann für beliebige Veranstaltungen genutzt werden. Den Mitarbeitern werden automatisch die zu erledigenden Aufgaben zugewiesen. So muss nicht jedes Mal, jede Aufgabe von Hand angelegt werden. Bei Bedarf können diese natürlich auch noch angepasst werden.

Stellen Sie für jede Aufgabe ein, wann diese für die zuständige Person zu erledigen ist – immer mit Bezug zum Datum des Eventstarts. Rohtexte wie z. B. Serienbriefe für Einladungen, können direkt an eine Aufgabe angehängt werden.