Artikelserie Digitalisierung Ihrer Kanzlei. Heute, morgen und übermorgen.

Digitalisierung – ein Schlagwort. Oft gesagt und oft gehört. Trotzdem möchten wir das Thema in einer mehrteiligen Artikelserie für Sie aufbereiten. Ihnen unserer Erfahrungen, Einschätzungen und Ratschläge als Anbieter von Kanzlei-Software weitergeben. Und Ihnen so eine echte Orientierungshilfe an die Hand geben.

Digitalisierung ist eine „Unendliche Geschichte“, die in der Kanzlei vom technischen Fortschritt, der Gesetzeslage und den Ansprüchen jedes Einzelnen „geschrieben“ wird. Gelungene Digitalisierung erleichtert den Arbeitsalltag. Und man darf sich natürlich darüber freuen und eine Weile genießen – ohne Frage. Allerdings bleibt die technische Entwicklung nicht stehen. Damit Sie am Ball bleiben, wollen wir Ihnen solide Informationen bieten.

Wir stehen im ständigen Austausch mit Interessenten und Kunden, die wir bei der Digitalisierung gerne unterstützen. Ängste, Nöte und Probleme in diesem Zusammenhang sind uns bekannt. Sicher auch bedingt durch die Corona-Krise, erreichten uns vermehrt Anrufe aus Kanzleien, deren Digitalisierungs-Prozess stagniert war und die zu dem Thema schnelle Hilfe benötigten.

Dabei ist sicherlich jede Kanzlei bereits digitalisiert – in ihrem individuellen Ausbaugrad. Excel-Tabellen werden für die verschiedensten Zwecke genutzt, Schriftsätze und Korrespondenz landen in digitalen Ordnern des computereigenen Betriebssystems. Man schreibt E-Mails. Klar, alles inzwischen eine Selbstverständlichkeit. In den meisten Kanzleien erleichtert sogar schon spezielle Software in Verbindung mit einem Dokumenten-Management-System das tägliche Arbeiten. Somit ist schon ein wichtiges Kapitel der Digitalisierungs-Geschichte hinter sich gebracht, egal ob die Daten auf dem eigenen Server oder einer Cloud liegen.

Weitere Schritte sind dann Lösungen für mobiles Arbeiten, automatisierte Kommunikation und die Implementierung anderer Technologien, oft Legal Tech genannt. Vorzugsweise sollten diese Funktionen direkt an die Kanzleisoftware angebunden werden, um effiziente Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

Wer schon vor Covid-19 einen hohen Digitalisierungsstandard erreicht hatte, konnte nahezu reibungslos seine Kanzleigeschäfte fortführen. Andere haben zügig die Digitalisierung vorangetrieben, um auch dieses Level zu erreichen. Da es gelassen bekanntlich am besten läuft, raten wir Ihnen, sich rechtzeitig für zukünftige Herausforderungen fit zu machen.

Sie können nur gewinnen: Einfaches, effizientes und flexibles Arbeiten in möglichst allen Bereichen steigert die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit einer jeden Kanzlei, ob groß oder klein. Immer mehr Mandanten, gerade Unternehmen, fordern digitale Kommunikation. Das beinhaltet gleichzeitig eine immer höhere Reaktionsgeschwindigkeit und immer mehr Transparenz der Leistungsstellung. Sichern Sie ihre Zukunftsfähigkeit durch zufriedene Kunden, indem Sie sich zunächst einmal den von Ihnen bereits erreichten Digitalisierungsstand bewusst machen.

Wo Sie sich im „unendlichen“ Prozess der Digitalisierung gerade befinden, können Sie am besten selbst einschätzen. Das Ergebnis dieser „Inventur“ ist eine wichtige Ausgangslage für die nächsten Schritte einer erfolgreichen Digitalisierung, die wir Ihnen in regelmäßigen Abständen vorstellen wollen – als strukturierten, durchdachten Prozess, der in einen zukunftsorientierten Entwicklungs-Kreislauf münden sollte. Aktionismus ist fehl am Platz.

Lassen Sie sich also nicht von entstehenden Begriffen für den Fortschritt wie z. B. Legal-Tech, K. I., Cloud oder Automatisierung einschüchtern. Sie kennen die Wirkung von Juristen-Deutsch auf andere Menschen. Am Ende wird auch nur mit Wasser gekocht, aber eine durchdachte Digitalisierung bleibt „the way 2 go“.

Der nächste Artikel wird sich mit den Mitarbeitern als Ressource, psychologischer Faktor und treibende Kraft der Digitalisierung befassen. In Kürze hier verfügbar.