Digitalisierung Ihrer Kanzlei – Artikel 3

Kanzlei-Software – mit der richtigen Lösung sicher in die Zukunft.

Erfolgreiche Digitalisierung ist theoretisch ganz einfach. Sie nehmen Ihre bestehenden Kanzlei-Abläufe unter die Lupe, bilden sie elektronisch nach und versehen sie mit einem digitalen Mehrwert.

Damit das aber auch in der Praxis so einfach wie möglich gelingt, ist eine schnelle und zukunftsorientierte Kanzlei-Software Voraussetzung. Großes Verbesserungspotential besteht dort, wo tägliche Handgriffe durch entsprechende Tools und Funktionen rationalisiert und im besten Fall sogar automatisiert werden. Eine gute Software gibt Ihnen hierfür konkrete Werkzeuge und Strukturen an die Hand, mit denen Sie Ihre Abläufe in allen Bereichen optimieren. Und bietet Ihnen gleichzeitig auch die nötige Flexibilität, um Ihre Digitalisierung nach Ihren ganz eigenen Anforderungen zu gestalten.

Ist Ihre Kanzlei-Software bereit für heute und morgen? Was muss eine Software konkret mitbringen, um Sie einfach und erfolgreich beim Ausbau Ihrer Digitalisierung zu unterstützen? Diese Fragen sind nicht pauschal zu beantworten. Denn jede Kanzlei arbeitet anders und organisiert ihre Abläufe individuell. Dementsprechend sind bestimmte Features und Funktionen zu bewerten. Folgend haben wir einige Bereiche, die eine zukunftsfähige Kanzlei-Software kennzeichnen, für Sie beleuchtet.
 
Soviel muss sein.
Grundlegende Funktionen, wie eine aktenorientierte Arbeitsweise, die Verwaltung aller Verfahrens-Beteiligten, ein Kanzlei-Kalender oder die Steuerung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen sind einfach unverzichtbar. Genauso, wie die Steuerung von Zugriffsrechten oder die automatisierte Erstellung von Schriftsätzen.
 
Digitale-Kommunikation schafft Freiräume.
Beim Thema Kommunikation muss man schon etwas genauer hinsehen. Eine solide beA-Integration ist dabei mehr als ein Nice-to-have. Das bedeutet, dass beA-Nachrichten direkt aus dem Programm abgerufen und empfangen werden – ohne lästiges Wechseln in den Webbrowser. Ebenso muss ein aktenbezogenes beA-Nachrichten-Workflow-Management inkl. Signatur-Funktion direkt aus dem Programm und eine clevere Unterschriftsmappe vorhanden sein.

Kanzleien haben in der Regel täglich eine Flut von eingehenden E-Mails zu verwalten. Dabei unterstützt Sie eine intelligente E-Mail-Integration, die eine zukunftsorientierte Kanzlei-Software bietet. Damit werden E-Mails und deren Anlagen schon heute vollautomatisch und präzise den richtigen Akten zugeordnet. Solche Funktionen sind ein exemplarisches Beispiel dafür, wie die Digitalisierung Ihren Kanzlei-Alltag wirklich nachhaltig beschleunigt und Ihnen einfach ganz viel Arbeit abnimmt.

Sie sind hoch spezialisiert? Ihre Fälle werden in hoher Zahl und Frequenz von Ihrer Mandantschaft an Sie vergeben? Dann ist die Anbindung an ein Mandanten-Webportal für einen sicheren und automatisierten Datenaustausch, inkl. Aktenanlage, ein Must-Have in Ihrer Kanzlei-Software.

Und wenn Ihre gesamte ein- und ausgehende digitale Korrespondenz an einer zentralen Stelle im Programm, übersichtlich und mit Aktenbezug, verwaltet wird, dann sind Sie in diesem Bereich
schon ganz weit vorne.
 
Workflow individuell passend.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kanzlei-Software auch Ihren individuellen Anforderungen im Bereich Workflow gerecht wird. Ganz gleich, ob bei digitalen Nachrichten, Aufgaben, Terminen oder Dokumenten und bei Freigabe- und Signaturvorgängen. Alles muss intelligent und transparent in einem aktenbezogenen Workflow abgebildet werden. So einfach wie möglich und an Ihre individuellen Kanzlei-Abläufe angepasst.
 
Analog war gestern. Oder?
Trotz aller Digitalisierung ist der Papier-Posteingang in vielen Kanzleien nicht unerheblich. Achten Sie deshalb darauf, dass sich an Ihre Kanzlei-Software auch ein Dokumenten-Management-System anbinden oder integrieren lässt. Ein DMS, mit dem Sie Ihre Tagespost automatisiert einscannen, den Akten zuweisen und in Ihren Workflow integrieren können. Wichtig ist an dieser Stelle, dass sich Ihre Dokumente bearbeiten lassen – wie gewohnt, eben nur digital. Und eine sekundenschnelle Volltextsuche über alle Dokumente, ob gescannte oder digital erhaltene, sorgt dafür, dass Sie nicht mehr lange suchen, sondern ganz schnell finden.
 
Digitalisierung macht es einfach und schneller.
Kurz gesagt: Eine gute Kanzlei-Software erleichtert Ihre Arbeit und sorgt für mehr Effizienz. Gerade Kanzleien mit vielen Mitarbeitern oder mit Mandaten mit hohem Daten- und Dokumenten-Aufkommen, sind darauf angewiesen. Achten Sie also darauf, dass Ihre Software auch ausreichend Performance bietet.
 
Einfach flexibel und mobil.
Auch beim Thema Mobilität, also dem Arbeiten außerhalb der Kanzlei, müssen Sie sich fragen,
welche Anforderungen Sie hier stellen. Ist Ihr Berufsleben von hoher Reisetätigkeit geprägt? Oder möchten Sie einfach lieber mit dem Tablet als mit einer Kiste voller Akten vor Gericht erscheinen? Dann muss Ihre Software smarte Lösungen für mobiles Arbeiten auf Tablet oder Notebook gewährleisten. On- oder offline. Achten Sie darauf, dass unterwegs gemachte Änderungen auch in Ihrem Kanzleinetzwerk wieder zur Verfügung stehen. Auch Ihre Termine, Wiedervorlagen, Fristen und Aufgaben müssen Sie jederzeit auf Ihrem mobilen Endgerät einsehen und verwalten können. Und wenn Ihre Kanzlei mehrere Standorte hat oder Sie von Zeit zu Zeit im Homeoffice arbeiten, muss Ihre Kanzlei-Software mit der nötigen Infrastruktur kompatibel sein. Ganz gleich, ob über Terminal-Server oder die Cloud. Der gleichzeitige Zugriff auf Ihren Datenbestand muss von überall möglich sein. Denn dann sind Sie und Ihre Kollegen, nicht nur in Zeit von COVID-19, auf alle Eventualitäten vorbereitet.
 
Buchhaltung digital im Griff.
Eine solide Kanzlei-Software leistet selbstverständlich auch eine komfortable Aktenbuchhaltung. Wichtig ist, dass Sie wahlweise nach RVG oder nach Vergütungsvereinbarung abrechnen können. Unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Mandanten, Akten oder Rechtsanwälten sollte einstellbar sein. Genau wie eine komfortable Unterstützung bei der Forderungsbeitreibung sowie bei der Rechnungserstellung.

Sie möchten auch Ihre Finanzbuchhaltung direkt aus der Software heraus führen? Als Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder vielleicht sogar als bilanzierende Buchhaltung? Die Integration der FIBU in Ihre Kanzlei-Software bringt in jedem Fall viele Vorteile. Achten Sie deshalb darauf, dass eine integrierte Bearbeitung von Aktenkonten- und Sachkonten-Buchungen möglich ist. Dass sich Kontobewegungen automatisiert einlesen und verbuchen lassen. Und, dass sich die komplette Kanzlei-Buchhaltung komfortabel an Ihren Steuerberater übergeben lässt. So haben Sie auch Ihre Kanzlei-Finanzen ganz einfach und digital im Griff.
 
Effektiv auswerten und steuern.
Wenn Sie Ihre Kanzlei-Software auch als betriebswirtschaftliches Steuerelemente nutzen möchten, muss Ihr Programm aussagekräftige Auswertungsfunktionen bieten. So, wie über eine automatisierte Auszahlung von Fremdgeldern oder eine Aufschlüsselung der RA-Leistungen zur exakten Gewinnverteilung, mandantenbezogene Übersichten der Salden aller Akten oder übersichtliche offene Posten- und Fremdgeld-Listen oder, oder, oder. Eben über die Auswertungen, die Sie für Ihre erfolgreiche Steuerung der Kanzlei benötigen.
 
Heute und morgen. Einfach gut aufgehoben.
Ein weiteres wichtiges Kriterium ist der Hersteller der Kanzlei-Software. Er muss nicht nur eine
leistungsstarke Software bieten, sondern Sie beim Digitalisierungsprozess auch kompetent beraten können. Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Sie bei der Umstellung und Einführung der neuen Software begleiten. Und neue Technologien immer schnell und zukunftssicher in die entsprechende Software integrieren. Eben ein Partner, der alles einfach schneller macht und Sie heute, wie morgen bei Ihrer Digitalisierung begleitet. Wie z. B. die Rummel AG. Sie haben Fragen zu der Digitalisierung Ihrer Kanzlei? Dann freuen wir uns, wenn Sie uns unter +49 9123 18 30 350 anrufen oder uns eine E-Mail an info(at)rummel-ag.de schreiben. Wir beraten Sie gerne, kompetent und ganz unverbindlich.