Seit dem 3. September 2018 ist das beA wieder online. Jede Kanzlei steht vor der Herausforderung, beA Nachrichten und Anlagen sinnvoll in ihren Workflow zu integrieren und die damit einhergehenden Abläufe zu meistern.
Je mehr Mitarbeiter eine Kanzlei beschäftigt und je höher das Aufkommen an korrespondenzintensiven Mandaten ist, umso wichtiger ist es hierfür ein einheitliches Handlungsgerüst zu definieren.
Wer in seiner Kanzlei mit dem beA langfristig glücklich sein möchte, der kommt zudem um den Einsatz einer guten Kanzleisoftware nicht herum. Um die Prozesse rund um das beA praxisnah abbilden zu können, ist eine solche Software nicht nur eine große Hilfe sondern nahezu obligatorisch.

Terminalserver: K.O. für effektive beA-Nutzung?

Kanzleien, die auf einem Terminalserver arbeiten, sind mit dem beA momentan höchstwahrscheinlich nicht glücklich. Unglücklich ist auch die Tatsache, dass gerade größere Kanzleien, deren Abläufe von dem beA stärker beeinflusst werden, häufig einen Terminalserver einsetzen. Die betroffenen Anwältinnen, Anwälte und REFAs finden sich in der Situation wieder, dass sie sich nicht an dem beA anmelden können, solange noch ein anderer Nutzer angemeldet ist. Ein Zugriff im Rotationsverfahren ist keine Lösung und sicherlich alles andere als eine Optimierung des Workflows.

Ursache hierfür ist die Client-Security des beAs. Sie ist so konzipiert, dass an jedem Rechner nur eine Person angemeldet sein sollte - zunächst erscheint dies auch logisch - nicht aber wenn die Kanzlei einen Terminalserver einsetzt.
Die Client-Security wird mit einer festen IP-Adresse an einem Port gestartet. Dieser ist dann auf dem PC oder eben auf dem Terminalserver belegt und kein weiterer Benutzer kann sich anmelden. Loggt sich der erste Nutzer aus und ein zweiter ein, kann es passieren, dass dieser Zugriff auf das Postfach des ersten Nutzers erhält und sogar Nachrichten in dessen Namen versenden kann.

Behelfsmäßig können sich Anwältinnen und Anwälte auf ihrem lokalen Windows an dem beA per Webportal anmelden und von dort Nachrichten und Anlagen empfangen, signieren und versenden. Dies bringt allerdings einen ständigen Wechsel zwischen der Windows-Terminalserver-Session und dem lokalen Windows mit sich. Die auf dem Terminalserver installierte Kanzleisoftware ist so natürlich außen vor und hat keine Möglichkeit auf das beA zuzugreifen. Eine effektive Integration in den Workflow der Kanzleisoftware ist somit nicht mehr möglich.

Alleine schon der „bloße“ Wechsel zwischen Webportal und Kanzleisoftware ist schon lästig. Wenn nun auch noch zusätzlich zwischen zwei parallelen Windows-Instanzen gewechselt werden muss, macht das beA wirklich nicht mehr glücklich.

Zum Glück gibt’s die Rummel AG: Gleichzeitiges Arbeiten auf dem Terminalserver

Wir, die Rummel AG, bieten mit unserer Kanzleisoftware WinMACS eine vollumfängliche beA-Integration, die eine reibungslose parallele Nutzung des beAs für mehrere Benutzer gleichzeitig auch über einen Terminalserver ermöglicht. Denn WinMACS ist in der Lage beliebige Ports auch auf einem Terminalserver zu belegen.

Alle unserer Kunden (auch die, die einen Terminalserver einsetzen) können seit dem 3. September das beA gleichzeitig, effektiv und direkt aus der Kanzleisoftware WinMACS nutzen.

Rundum gelungene beA-Integration

Neben der Terminalserverfähigkeit ist ein weiterer großer Vorteil von WinMACS die Tatsache, dass der komplette Workflow rund um das beA praxisnah in der Kanzleisoftware abgebildet werden kann. Signatur, Versand, und Empfang von beA-Nachrichten, Anlagen und elektronischen Empfangsbekenntnissen erfolgen direkt aus dem Programm - das Webportal wird nicht mehr benötigt.

Seit dem finalen Start des beAs erhielten wir von zahlreichen Kunden durchweg positives Feedback zu der Einbindung in unsere Software. So wurde uns nun bestätigt, wovon wir bereits überzeugt waren: Unser Konzept der beA-Integration in den WinMACS-Workflow sowie auch die technischen Umsetzung waren der absolut richtige Weg.
Mit unserer Software kann die komplette elektronische Korrespondenz einer Kanzlei effektiv geführt werden. In oder aus einem zentralem Bereich empfangen und versenden Sie Nachrichten aller Art (ob beA-, EGVP-, WebAkte-, drebis-Nachrichten oder E-Mails) direkt in/aus WinMACS - immer mit Aktenbezug.
Die integrierte Unterschriftsmappe sorgt für einen effektiven Workflow bei der Signatur von in WinMACS automatisiert erstellten und per beA zu versendenden Schriftstücken. Kanzleimitarbeiter können Schriftsätze und Dokumente dem zuständigen Anwalt vor dem Versand zur Signatur vorlegen und erhalten Feedback, sobald diese signiert sind. Falls Änderungsbedarf besteht, kann der Anwalt das zu signierende Dokument zurück an den Mitarbeiter senden und eine Aufgabenbeschreibung beilegen. Anderenfalls kann er das Dokument direkt aus dem Programm unter Zuhilfenahme seiner beA -Signaturkarte signieren, es anschließend selbst versenden oder an seine Mitarbeiter inkl. Versandanweisung zurückgeben. So ist jede am Versand beteiligte Person stets informiert und der beA-Workflow hinsichtlich Signatur und Versand optimal abgebildet.
Viele andere Hersteller können bis heute noch keine Integration in dieser Form vorweisen. Ein Im- und Export von beA-Nachrichten und Anhängen über Netzwerkordner ist nach unserer Meinung keine beA-Integration und kann sich auch nicht harmonisch in den Kanzleiworkflow einfügen. Zudem bedeutet dies für den Anwender einen ständigen Wechsel zwischen der Kanzleisoftware einerseits, und dem im Internetbrowser geöffneten Webportal andererseits – längst nicht so komfortabel, wie eine integrierte Lösung.


Wir sind stolz darauf, unsere Kunden mit dieser beA-Integration wieder noch ein bisschen glücklicher gemacht zu haben.


Florian Riedel
Marketing/PR
12.11.2018 Nürnberg